訪問介護システムの搭載機能とは？注目される理由と正しい選び方を解説

高齢化を背景に、訪問介護サービスの需要は増加していますが、担い手が不足しています。
現場で働く従業員には多くの負担がかかり、サービスの品質が低下する恐れもあるでしょう。

こうした業務課題を解決できるのが、訪問介護システムです。
本記事では、訪問介護システムの機能を軸に、どのような導入メリットを期待できるのかについてご紹介しています。

訪問介護システムとは？

訪問介護システムとは、訪問介護に欠かせないケアプラン作成・スケジュール管理・請求業務などを効率化するシステムです。
なお、各業務の情報をデータベースで一元管理するため、担当者間・部門間の垣根を超えた情報共有を実現できます。
業務の効率化やコスト削減、訪問介護サービスの品質向上を目的に、多くの事業者で導入されています。

本章では、なぜ訪問介護システムが注目されるにいったのかについて、多くの事業者が抱える課題を踏まえて紹介します。

訪問介護の現状と課題

日本は、1970年から高齢化率が7%を超え、高齢化社会に突入しました。
令和元年10月1日の時点で、65歳以上の人口が全体の28.4%になっていて、訪問介護サービスの需要は年々増加しています。

一方で、訪問介護の担い手の不足が叫ばれ、小規模・中規模事業者では人材の確保と効率的な業務遂行が大きな課題です。
限られた人員でサービスの質を保ちながら、介護利用者の安全性にも配慮する必要があるので、訪問介護事業者にとっては、業務のIT化が経営状況の改善にとても重要なポイントになります。

訪問介護システムを導入すべき理由

訪問介護システムは、煩雑な作業を円滑化したり、効率的な訪問介護の提供をサポートするシステムです。
訪問介護では、介護計画の作成、スタッフの勤怠管理、介護記録、請求管理など複数の業務が発生します。

例えば、それぞれ異なるフォーマットで人力で管理していたとしましょう。
その場合、業務ごとに複数のデータを参照するので、入力漏れや転記ミスが生じる恐れがあります。

また、同時に複数の担当者がファイルを編集できないなど、効率が著しく低下することも考えられます。
訪問介護システムを利用すると、複数の業務管理を一元化でき、効率的な事業運営が可能です。

訪問介護システムの標準機能

ひとえに訪問介護システムと言っても、メーカーによって様々なシステムがあります。
ここでは、どのメーカーでも基本的に搭載されているような、訪問介護システムの標準機能について解説していきます。

訪問介護プランの作成

訪問介護の実施には、訪問介護プラン（訪問介護計画書）の作成が必要です。
介護利用者のアセスメント分析から介護利用者のニーズを考え、介護計画を策定して、実施・評価していくプロセスは、非常に重要な業務です。

訪問介護プランは要点がわかりやすくまとめられていて、介護利用者のご家族などが理解しやすい形式で書かれている必要があります。

訪問介護システムを使えば、テンプレートや入力補助機能で作成をサポートしてくれるので便利です。
また、訪問先でプランの確認をするのにも役立ちます。

訪問介護シフトの作成

訪問介護システムには、シフト作成・確認の機能を搭載しているものがあります。
滞りなく訪問介護を実施するには、ヘルパーや看護師のタイムマネジメントと、適切な人員配置が必要不可欠です。

エクセルシートや紙で管理している場合、突発的な予定変更への対応が難しかったり、外出先での確認が面倒といったデメリットがあります。

また、月末月初の給与計算時の集計作業に多くの時間を取られてしまうということも考えられます。
シフト作成と確認も、システムを利用することで正確かつ効率的に対応することができます。

訪問介護記録の入力

訪問介護システムを利用すれば、タブレットやスマートフォンなどを活用して、訪問先からリアルタイムで介護記録の入力ができます。
介護記録は従来、事業所に戻ってからPCでまとめて入力していたり、手書きの書類をファイルで管理していたりしていました。

そのため、記載漏れやファイルの紛失など、たびたび問題が発生していました。

訪問介護システムの記録機能では、入力フォーマットが用意されており、漏れがある場合にはエラーで知らせてくれます。また、作成したデータは、要介護度や担当者別に整理した状態で管理されるため、紛失リスクを抑えられます。

介護利用料の請求

訪問介護システムには、請求機能が完備されているものがあります。
介護請求業務では、毎月必ず国保連に対して請求情報を伝送する業務が発生します。

従来は、利用者情報から介護実績を確認して、国保連と介護利用者それぞれに請求書を作成する必要がありました。
また、振替口座の管理や領収書の発行などもその都度対応する必要があり、業務の煩雑化が課題となっています。

訪問介護システムの請求機能を使えば、介護利用者の情報から自動的にレセプトを作成してくれるので、スムーズに請求業務をこなせるでしょう。

訪問介護システムの代表的なオプション機能

訪問介護システムには、上記標準機能のほか、業務の遂行を手助けしてくれる特徴的な機能が搭載されているものもあります。

給与計算機能

ヘルパーや看護師の給与計算も、訪問介護システムで対応が可能です。
スケジュールと訪問記録から自動で給与計算をしてくれるので、時給が異なっていたり、直行直帰や残業が発生した場合のイレギュラーな計算処理も簡単に対応できます。

給与計算のために月末月初は多くの作業時間を確保する必要がないので、浮いた時間を他の業務に充てることができて効率的に業務が進められます。

申し送り機能

訪問介護システムに申し送り機能が付いていると、介護記録と一緒に情報入力ができるので、効率的です。
介護利用者の体調が思わしくない時など、気を付ける点やトラブルの共有といった様々な目的で申し送りを残すことが必要なので、申し送り機能の有無を比較検討のポイントにしても良いかもしれません。

例文や定型文で入力をサポートしてくれるものもあるので、情報共有や文章化が苦手な担当者であっても、わかりやすく申し送りを作成できます。

音声入力機能

訪問先では、状況によって手が離せない時もあります。
そんな時に音声入力機能が付いていれば、ハンズフリーで記録作業ができるので、大変便利です。

動き回る介護利用者を抑制している時や、手が濡れている時など、音声入力機能が役立つ場面は多いと思います。

訪問介護システムの選び方

ここまでは、訪問介護システムの標準機能や実際に導入した場合のメリットなどをご説明してきました。
訪問介護システムは種類が多く、実際に比較検討する場合にはどのような点を重視すれば良いのかが分からない場合もあると思います。

ここでは、訪問介護システムを選ぶ際に考えると良いポイントを解説します。

負担となっている業務を明確化する

事業所ごとに、介護利用者数、職員のスキルやシフトなど状況が異なります。
そのため、訪問介護システムを導入するにあたっては、どの業務でどのような負担がどれくらい発生しているのかを定量的に把握することが大切です。

そうすることで、導入すべきシステムが明確となり、スムーズに選定を進められます。

導入コストを比較する

訪問介護システムは主に「パッケージ購入型」と「クラウド利用型」の2種類に分けることができます。
パッケージ購入型の場合、初期費用は高くなりますが、長期運用することで月額計算でコストが割安になることが多いです。

一方で、クラウド利用型の場合には、初期費用が0円というケースも多く、その場合には月額利用料を支払います。
導入コストがかからない代わりに、月額利用料という形でランニングコストがかかります。

予算を考慮しながら自社に最適なシステムを選びましょう。

ワイズマン「ホームヘルプサービス管理システムSP」のご紹介

ここまでの解説で、訪問介護システムの概要については概ね理解できたと思います。

数ある訪問介護システムの中から、今回は株式会社ワイズマンの「ホームヘルプサービス管理システムSP」を最後にご紹介したいと思います。

何をベースに比較検討していけばいいか分からない場合などに、ぜひご参考になれば幸いです。

外出先での記録がタブレットで完結「すぐろくHome」

「すぐろくHome」は「ホームヘルプサービス管理システムSP」と連携できる記録システムです。
主な特徴を以下でご紹介します。

• タブレットに対応
  「すぐろくHome」はタブレット端末に対応しているので、訪問先ですぐに介護利用者の情報を参照したい場合や、サービス提供中や終了後にすぐに事業所内で共有したいことがある場合などに大変便利です。
  
  PCでの操作に比べて、タブレットの場合はタッチ操作で直感的に利用できるので、デジタルツールでの抵抗感がある方にも馴染みやすいです。

• 複数の機能がひとつに
  訪問先のスケジュール確認、介護利用者の情報管理、記録入力、計画書・記録書・報告書の作成、情報共有が「すぐろくHome」ひとつにまとめられています。
  
  業務ごとに異なるソフトやエクセルシートなどを開く必要がないので、効率的に業務が進められます。

• 柔軟なスケジュール対応が可能
  急な訪問対応や、キャンセルが出た場合など、変更が出た部分をリアルタイムで修正して共有できるので、トラブルやクレームを未然に防ぐことができます。

• 報告書作成が簡単
  訪問後、入力された情報を元に簡単に報告書が作成できるので、わざわざ別のフォーマットで再入力をして報告書作成をする手間が省けます。
  
  また、提出された報告書を別の事業所など複数人がリアルタイムで確認できますので、インシデント対応がスムーズです。

• 介護利用者の情報を視覚化できる
  バイタルや健康状態は、リアルタイムで同期され、グラフなどで表示することが可能です。
  視覚化された情報で介護利用者の状態を即座に判断できるので、異常の見逃しを抑制することに繋がります。

• 便利な申し送り機能
  前回とは異なるスタッフが訪問する場合など、申し送りの確認は非常に大切です。
  「すぐろくHome」は、申し送りが一覧で確認できるので、見落としの心配がなく、効率的に業務を行えます。

豊富なオプション機能で機能を拡張

「ホームヘルプサービス管理システムSP」は、便利なオプション機能を付けたり、各種ワイズマンのシステムと連携できたりと、拡張性が高い訪問介護システムです。

事業所の状況に応じて、必要な機能があれば追加を検討してみてください。

• 利用料合算
  「利用料合算システムSP」と連携することで、同一法人内のデイサービスやショートステイなどの利用料と合算して請求作成ができるので、請求業務の効率化が図れます。

• 本部管理業務
  「本部管理支援システムSP」と連携することで、事業所単位・グループ単位での業績分析が可能です。
  グラフやレポートなど、複数の形式の統計資料が簡単に作成できるので、経営状態の確認や経営会議などに役立ちます。

• 音声入力
  音声入力支援ソフト「AmiVoice」に対応していますので、マイクに向けて話した内容がそのままシステムに入力されます。
  キーボード入力よりも入力スピードが早いので、業務時間を短縮したい場合などに便利です。

• バイタル連携
  「バイタル連携OPケアデータコネクトfor wiseman」に対応していますので、測定デバイスで測定した内容が、入力をしなくても自動的にシステムに同期されます。

• 賃金計算
  あらかじめ登録された賃金形態と実際の訪問スケジュールから、スタッフの賃金を自動計算可能です。
  介護利用者名や実際したサービス内容も記載することができるので、正確に賃金情報を確認できます。

• 特殊な訪問介護にも対応可能
  通常の訪問介護に加えて、夜間対応型訪問介護、定期巡回・随時対応型訪問介護にも適応可能です。
  必要な記録形式や請求方法に柔軟に対応していますので、別途他のシステムを購入する必要がありません。

訪問介護システムの導入〜運用を一貫サポート

株式会社ワイズマンでは、詳細なヒアリングをベースとしてソリューションを提案していますので、事業者の悩みに寄り添ったシステム導入を実現することができます。

また、導入前の製品デモや、操作オリエンテーションなどのサービスも手厚いことも評価できます。

そして、運用開始後のトラブルや不明点の問い合わせにも柔軟に対応できるように、製品別のサポート窓口を開設しているほか、遠隔操作によるサポートも利用可能なので、ITの知識に自信がない方でも安心して利用することができます。

まとめ

本記事では、業務効率化を考える訪問介護事業者に向けて、訪問介護システムの概要説明からシステム選びのポイントをご紹介し、ご検討例として株式会社ワイズマンの「ホームヘルプサービス管理システムSP」をご案内しました。

どんな機能があって、何を基準に検討すれば良いか分からなかった読者も、スッキリと情報が整理されていれば幸いです。
業務環境の改善にぜひ訪問介護システムの導入をご検討ください。