【名南経営の人事労務コラム】第32回　年次有給休暇の管理方法

　2019年4月から年次有給休暇の５日間の取得義務化となった労働基準法改正。この労働基準法改正によって多くの事業所では、職員に対して年次有給休暇の取得を奨励するように梶を切り（舵を切り）、実際に労働基準法違反とならないように管理をしています。それは、多くの事業所において、「うちの施設では年次有給休暇の取得率が○○％です」と求人用にＰＲしているところが増えていることが証左しているでしょう。

　ところが、労務管理の実務面に目を向けると年次有給休暇の管理が大変といった声が少なくないのが実態で、その管理に相当な工数が割かれていることもあります。こうした管理が大変といった声がでる背景には、労働基準法改正において、年次有給休暇の管理簿を作成し、３年間の保存義務が課せられたことが要因の１つに挙げられます（※１）。事実、この年次有給休暇の管理簿が存在しないことを理由に労働基準監督署から是正指導を受けた事業所は全国各地で散見されており、労務管理の手間が１つ追加で増えているのが実態です。

　もっとも、こうした管理は、最近の勤怠システムではシステム内で簡易的にできるようになっていますが、従前から紙による勤怠管理を行っているケースではその管理に大きな手間が発生しています。

　これらの一連の管理の複雑化の背景には、医療福祉業界においては、中途採用によって人材を確保する方法が主流であって、大企業が４月１日に一斉に人材を採用する方法ではないことにあります。従って、大企業であれば、従業員全員に対して一律で４月１日起算日として管理をすることができても、医療福祉業界では、職員ごとに入職日がそれぞれ異なり、その結果、年次有給休暇の付与日も入職日から６ヵ月目が異なることになります。このような方法を是正するために、職員の年次有給休暇の付与日を４月１日に一斉に整える事業所もありますが、多くの場合はその検討段階で、前倒して付与したもののすぐに年次有給休暇を取得して退職されては困るということを理由に導入に至っていません。そもそも、労働基準法では、入職時から６ヵ月経過した時点で１０労働日、その後１年経過後に１１日、更に１年経過後に１２日付与等といったように付与しなければならず、運用方法によってはそれに違反してしまうこともあるため、４月１日一斉付与という方法を断念してしまうのです。

　結局、従来と変わらずに職員個人毎に年次有給休暇の付与日が異なる方法に管理することになりますが、前述した４月１日に年１回の付与日という方法を入職日によって４月１日または１０月１日に付与するという方法によって付与の歪さを多少是正できることもあります。また、それでもケースによっての歪さを感じるのであれば、１ヵ月間の途中に入職した場合でも１日に入職したものとしてみなして付与すれば、１２ヵ月間ありますので１２パターンの付与方法で済み、公平性は保たれます。

　いずれにせよ、どのような方法であれ年次有給休暇の管理に余計な工数を掛けない方が業務効率性という観点から望ましく、可能な限り簡素化した方法で行っておきたいものです。

（出典／厚生労働省「年５日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説」）

https://www.mhlw.go.jp/content/000463186.pdf