居宅介護支援のICT活用｜導入の流れやメリット、介護ソフト選びのポイント3つ

介護の仕事は利用者のケアを行うことだけではありません。居宅介護支援では利用者のケアプランを作成したり、ほかの事業所と情報の連携を図ったり、実績をもとに介護給付費請求を行ったりと情報を取り扱う作業量は膨大です。

しかしマンパワーによる作業量には限界があるため、ICTの活用が検討されています。そこで居宅介護支援でICTを活用することで、どのようなメリットがあるのかについて解説します。

介護現場で進むICT導入

介護現場でICT導入が進められている理由や背景について考察します。

ICTとは

ICTとは、「Information and Communication Technology」の略称で、日本語で情報通信技術という意味です。

ICTにはパソコンやスマートフォン、タブレット端末を使ったメールやチャット、SNS、ECサイト取引などがあり、私たちの身近な生活に広がっています。介護現場においても業務の効率化を目的として、ICTの導入が進められています。

今回は、介護現場の中でも居宅介護支援におけるICT活用について取り上げます。

居宅介護支援のICT活用とは

近年、居宅介護支援の現場でICTを取り入れる動きがあります。これは令和3年度の介護報酬改定で、ICTを活用した場合の居宅介護支援費（Ⅱ）が新設されたことが関係しています。

この改定により、ICTを活用している事業所ではケアマネジャー一人当たりの利用者担当件数の上限を40名から45名に引き上げることが可能となりました。

いわゆる逓減制の緩和です。

加えて介護ソフトやタブレットの導入によって、自動化が可能な業務の効率化を図ることを目的に居宅介護支援でICTが活用されています。

厚生労働省によるICTの利用促進

高齢化社会の進行に加えて介護人材不足が懸念される中、介護人材の定着化と業務負担の軽減は急務です。そのためにICTの活用により、業務効率化を図ることが欠かせません。

そこで厚生労働省は、ICT導入支援事業として補助金を設けることで介護現場でのICT利用の促進を図っています。

なお、ICT支援事業を利用するには、要件を満たす必要があります。例えば、介護ソフトのベンダーが異なっても、記録業務・情報共有業務・請求業務が一気通貫できることなどが挙げられます。

居宅介護支援でICTを活用するメリット

ICT活用のメリットというと、業務の効率化や生産性の向上を頭に思い浮かべる方が多いのではないでしょうか。
ここでは、居宅介護支援におけるICT活用のメリットについて解説します。

業務効率化

スマートフォンやタブレット端末を利用することにより、介護記録の作成から請求業務までまとめて行うことができます。

書類提出のために移動する必要がなくなり、手入力の手間がなくなるため、訪問介護職員にとっても居宅介護支援事業所にとっても大幅な業務時間の短縮につながります。

スタッフ間の円滑な情報共有

ICT機器を使用することにより、情報を管理して全スタッフに対する情報共有を漏れなく一度に行なうことができます。

出勤していないスタッフへの情報連携が取れるうえに、履歴が残ることで「言った、言わない」のトラブルを防げます。

印刷費などの削減

ICT機器でデータ管理を行うことによって、ペーパーレス化が可能となり、トナーや用紙代など印刷にかかるコストの削減につながります。

加えて紙媒体には経年劣化の問題があり、メンテナンスが必要です。ICT機器やクラウドを活用することで書類を保管する必要がなくなるため、保管コストも削減することができます。

セキュリティの強化

紙媒体でデータを取り扱う場合、紛失・消失などによる情報漏洩やデータ改ざんのリスクを伴います。とりわけ居宅介護支援事業所で取り扱う書類には、利用者に関する個人情報が含まれるため厳重な管理が必要です。

ICT機器やクラウドを活用してデータ保存しておけば、情報漏洩のリスクが軽減され、セキュリティの強化につながります。

居宅介護支援でICTを導入する流れ

ICT導入支援事業に交付申請を行うためには、都道府県へICT機器や介護ソフト導入に関する計画を提出することが義務付けられています。

しかし、実際にどうやって導入を進めれば良いかといった疑問があるのではないでしょうか。ここでは居宅介護支援におけるICT導入の流れについて解説します。

ICT機器・ソフトウェアの導入計画を立てる

まず、事業所にICT機器・ソフトウェアを導入する目的と導入時期を明確にします。

導入するICT機器・ソフトウェアを選定する

次に事業所の目的に最適なICT機器・ソフトウェアを導入するため、製品機能・価格・効果・サポート体制などを総合的に比較したうえで選定します。

なお具体的な選び方については、後ほど解説します。

ICTの導入に伴い業務内容の変更箇所を確認する

ICT機器の導入に伴い、利用者情報の管理方法や介護記録の入力方法などの業務上の変更点について検討・整備を行います。

職員に使い方に関する周知・研修を行う

ICT機器の使用方法・システムを確認し、デモ操作を行いながら一連の実績入力や記録方法の確認を行います。操作上で何か不具合があれば、職員からのフィードバックを導入業者に伝えて対応を依頼します。

職員に対して定期的に研修を行うことにより、ICT機器に関する知識習得や操作の習熟を図ります。

ICTを導入

ICTを導入した時点で終わりではなく、導入後の効果測定を実施して課題の抽出や対策を検討します。

ICTの導入によって、業務負担の軽減や記録時間の短縮がどの程度達成されたのか検証を行います。つまり、ICT導入にはPDCAサイクルを推進することが重要です。

居宅介護支援ソフトを選ぶポイント

連絡機関との調整やアセスメント・ケアプランなどの帳票作成がメイン業務となるケアマネジャーにとって、介護ソフトは欠かすことができません。そういった観点から居宅介護支援ソフトの選定は非常に重要です。

ここでは居宅介護支援ソフトを選ぶ際のポイントをいくつか挙げますので、参考にしてください。

他事業所との連携

居宅介護支援では訪問介護をはじめ、訪問看護や訪問リハビリテーション、福祉用具レンタルなど他事業所と情報共有を取る場面が多くみられます。
その点、「ワイズマンの介護ソフト」は他事業所、法人内、医療と介護事業所間での情報共有が可能です。

セキュリティ

居宅介護支援では大量の個人情報を管理する必要があるため、特にセキュリティ面を心配される方が非常に多い傾向にあります。そのため、セキュリティ体制に対策を講じているソフトを選ぶ必要があります。

加えてログインパスワードを定期的に変更したり、机の周りにメモを残したりしないといった取り扱う側の注意も必要です。

サポート体制

居宅介護支援ソフトを選ぶうえで、操作説明の方法とコールセンターの体制は重視するべきポイントです。

不明点や不具合が生じた際、迅速な対応が可能なベンダーを選ぶと良いでしょう。特に土日祝日のサポートの有無や平日の営業時間については、十分確認しておくことが大切です。

制度改正および報酬改定の対応

制度改正や報酬改定に対応していることも、介護ソフトを選定するうえで重要なポイントとなります。万が一、改正や改定に対応していない介護ソフトを使用した場合、介護給付費請求の際、誤って処理される恐れがあるためです。

対応しているか不明な場合は、導入前にベンダー担当者に確認しておくと良いでしょう。

まとめ

居宅介護支援において、ICT導入によって得られる効果は業務の効率化だけでなく、サービスの品質向上や利用者満足度の向上にも影響します。しかし、居宅介護支援ではICT化がほとんど進んでおらず、紙媒体によるやりとりをいまだに続けているのが実情です。

コストやセキュリティの観点から考えても、ICT導入によって得られるメリットは非常に大きいといえるでしょう。ICTの導入に合わせて操作や機能に関して、定期的に職員向けの研修を実施することも必要です。

加えて介護ソフトの選定方法が重要であるとお伝えしました。「ワイズマンの介護ソフト」をお使いいただくことで、アセスメントからモニタリング・評価までの一連の流れをスムーズに支援できるため、業務効率化につながります。

もし、今働いている事業所に介護ソフトが導入されていないなら、業務効率化を図れるように担当者に導入を相談してみてください。これから居宅介護支援のケアマネジャーとして働くのであれば、事業所に介護ソフトが導入されているかチェックされることをおすすめします。

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