介護向け勤怠管理システムの選び方とは？導入メリットとおすすめの製品を解説

勤怠管理システムは、管理業務を効率化するシステムとして数多くの製品が販売されています。
しかし、勤怠管理システムの製品数があまりにも多く、「どのように選べば良いか」決めかねている方も多いでしょう。

本記事では、介護向け勤怠管理システムの選び方を解説します。
後半では、おすすめのシステム紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。

介護業界向け勤怠管理システムとは？

介護向け勤怠管理システムとは、介護業界における勤怠管理を効率化する機能が備わったシステムのことです。
今までは、Excelを活用して勤怠管理を行う事業所が大半を占めていました。

Excelを活用した勤怠管理では、転記や入力作業が多く、従業員に負担がかかっていました。
介護向け勤怠管理システムでは、打刻の自動化・出勤時間の自動計算や長時間労働を抑制するアラート機能など、従業員の勤怠情報を管理する機能が備わっています。

2交代や3交代など複雑なシフト体制に対応でき、従業員の給与計算もシステムで自動化できるため、勤怠管理業務を効率化できます。

介護業界が直面しやすい勤怠管理の課題

介護業界で勤怠管理システムの導入が推奨されている背景には、介護業界が直面しやすい次の課題があります。

• シフト作成に多くの時間がかかる
• 多様な働き方によって勤怠状況を把握しづらい

介護業界が直面しやすい勤怠管理の課題を把握して、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

シフト作成に多くの時間がかかる

介護業界が直面しやすい課題は、シフト作成に多くの時間がかかることです。
介護業界では、2交代や3交代などの交代制勤務が多く、シフトが複雑になりやすい傾向があります。

さらに法定の介護基準を遵守した勤務体系でシフトを作成する必要があり、管理者の負担が大きいです。
こうした課題を解決するためにも、勤怠管理システムの活用が注目されています。

多様な働き方によって勤怠状況を把握しづらい

2つ目の課題は、多様な働き方によって勤務状態を把握しづらいことです。
訪問介護やデイサービスなど施設外でケアサービスを提供する場合、従業員が直行直帰するケースもあります。

事業所外で勤務する従業員には、勤務時間を自己申告してもらうしかなく、正確な勤務状態を把握しづらいです。
そのため、本部が把握できていない時間外労働や不正打刻など、さまざまな課題が生じます。

勤務状態を自己申告によって管理している事業所にとっては、適切な勤務時間の把握・管理が課題です。

介護向け勤怠管理システムを導入する5つのメリット

介護向け勤怠管理システムを導入すれば、さまざまなメリットが得られます。
勤怠管理システムを導入することで得られるメリットは、次の5つです。

• 簡単にシフト作成・管理ができる
• 介護業界特有の複雑な働き方にも対応できる
• 従業員の勤怠情報をシステムで一元管理できる
• 打刻漏れを防止できる
• 業務負担を可視化でき改善につなげられる

勤怠管理システムの導入を悩んでいる方は、5つのメリットを確認して導入を検討してください。

簡単にシフト作成・管理ができる

勤怠管理システムを導入するメリットは、簡単にシフト作成・管理ができることです。
中には従業員の希望やスキルをシステムに登録すれば、自動的にシフトを作成できる勤怠管理システムもあるため、シフト作成にかかる時間を大幅に軽減可能です。

また、シフトの希望もシステム上で提出・管理できるため、転記作業の手間を削減でき、管理者の負担を軽減できます。
シフト作成に多くの時間と手間をかけてきた事業所にとって、勤怠管理システムは課題を解決する打開策です。

介護業界特有の複雑な働き方にも対応できる

勤怠管理システムを導入すれば、介護業界特有の複雑な働き方にも対応できます。
勤怠管理システムには、交代制勤務に対応したシフト管理や、訪問先から打刻ができるオンライン出勤・退勤など、介護業界特有の複雑な働き方に対応できる機能が満載です。

そのため、勤怠管理システムを活用することで、シフト作成を効率化できたり、出勤簿やタイムカードを回収する手間を軽減できたりします。
多様な働き方によって勤怠状況を把握できていなかった事業所は、勤怠管理システムを導入して課題を解決しましょう。

従業員の勤怠情報をシステムで一元管理できる

勤怠管理システムを導入するメリットは、従業員の勤怠情報をシステムで一元管理できることです。
従来の方法では、正確な残業時間や有給取得状況を把握できず、従業員のオーバーワークや有給取得率の低さが課題でした。

勤怠管理システムでは、従業員の残業時間・有給取得数を正確に可視化できるため、オーバーワークや有給取得が少ない場合に柔軟な対応ができます。

また、システム上でシフトを管理しているため、労働時間が長い従業員の代わりにまだ余力のある従業員をシフトに組み込むことも可能です。
勤怠管理システムで従業員の勤怠情報を一元管理すれば、Excelや出勤簿を管理する手間を軽減できます。

打刻漏れを防止できる

勤怠管理システムを導入すれば、打刻漏れを防止できます。
勤怠管理システムでは、スマートフォンやタブレットから遠隔で打刻ができるため、訪問介護を行っている事業所でも正確な勤怠情報を管理可能です。

さらにGPS打刻機能があるシステムを活用すれば、施設外からの打刻も正確に管理できます。
打刻漏れや不正打刻を防ぐためにも、勤怠管理システムの導入は効果的です。

業務負担を可視化でき改善につなげられる

勤務管理システムを導入することで、業務負担を可視化でき改善につなげられます。
介護業界は慢性的な人手不足が課題であり、従業員の業務負担が大きいことが課題でした。

勤怠管理システムでは、従業員の労働時間を職種別に管理し、業務負担を正確に可視化できます。
負担が大きい従業員には有給休暇の取得や定時での退社を推奨し、負担が少ない従業員にタスクを分配すれば、1人の従業員にかかる負担を軽減できます。

勤怠管理システムを活用して、事業所の課題を明確化して効率的に業務を遂行できるよう改善していきましょう。

自施設に合う介護向け勤怠管理システムの選び方

介護向け勤怠管理システムを導入する際には、自施設の課題を解消できる機能が備わったシステムを選びましょう。
ただし、自施設に合う介護向け勤怠管理システムを選ぶためには、いくつかポイントを押さえておかなければなりません。

自施設に合う介護向け勤怠管理システムの選び方は、次のとおりです。

• 働き方改革に遵守したシステムを選ぶ
• 自施設に合った打刻方法に対応しているか
• 複雑化した働き方に対応できるシフト機能が搭載されたシステムを選ぶ

それぞれのポイントを確認して、自施設に合う勤怠管理システムを導入してください。

働き方改革に遵守したシステムを選ぶ

介護向け勤怠管理システムを導入する際には、働き方改革に遵守したシステムを選ぶことが大切です。
2019年4月に法改正された働き方改革の基準に遵守したシステムを選ばなければ、法定どおりの勤務時間でシフトを作成できないリスクが生じます。

働き方改革が推奨されて、従業員の過労動や有給休暇の未取得が課題となっている現代では、勤務管理システムを活用して適切な勤務時間を把握する必要があります。

介護向け勤怠管理システムを選ぶ際には、働き方改革に遵守した仕様のシステムを選びましょう。

自施設に合った打刻方法に対応しているか

介護向け勤怠管理システムを選ぶ基準として、自施設に合った打刻方法に対応しているかチェックしておきましょう。
勤怠管理システムを選ぶ際には、GPS打刻・Web打刻・アプリ打刻など、遠隔で従業員が出退勤・休憩開始終了を打刻できるシステムがおすすめです。

GPS打刻やWeb打刻に対応しているシステムを導入すれば、従業員の打刻忘れや勤怠情報の改ざんを防止できます。
さらに、訪問介護のように出先から直帰することがあるなら、打刻時の位置情報を取得できるシステムが便利です。

外国人介護スタッフを受け入れている場合は、多言語に対応できるかどうかなど確認しておいてください。
勤怠報告の不正や人的ミスを軽減して、適切な労働時間を管理するため、自施設に合った打刻方法に対応しているシステムを選びましょう。

複雑化した働き方に対応できるシフト機能が搭載されたシステムを選ぶ

勤怠管理システムを選ぶ際には、複雑化した働き方に対応できるシフト機能が搭載されているかチェックしておきましょう。
介護施設・現場によって、シフト体制や働き方がどこまで複雑化しているかは違います。

交代制勤務が基本の事業所であれば、2交代制や3交代制に対応しているシステム、1日に異なる職種を担当する事業所であれば複数の職種別に勤怠管理ができるシステムが必要です。
自施設の働き方に対応できるシフト作成・管理機能が搭載されたシステムを選んで、煩雑化しているシフト作成を円滑化しましょう。

介護業界を支えるワイズマンソリューションのご紹介！

ワイズマンが提供する『ワイズマンシステムSP』は、介護現場の業務を支えるシステムです。
主に以下の特徴があります。

• 豊富なサブシステムで介護業務全般を効率化できる
• ASPICクラウドアワード（元ASP IoT・AI・クラウドアワード）4年連続受賞している

豊富なサブシステムで介護業務全般を効率化できる

ワイズマンでは、勤怠管理システムの他にもさまざまなサブシステムを提供しています。

• 本部管理システムSP
• 利用料合算システムSP
• 預り金管理システムSP
• 栄養ケア・マネジメント支援システムSP
• 施設ケアマネジメント支援システムSP
• メディカル介護システム
• 福祉用具管理システムplus
• 利用者情報総合管理システムSP
• 障がい者施設支援システム／障がい者居宅サービス支援システム
• 障がい児童所支援システム
• 見守りシステム連携オプション
• 誤薬防止システム連携オプション

介護業界特有のさまざまな働き方・施設形態に対応し、特定の業務・施設全体の業務を効率化できます。
さらにオプションサービスや外部システムとの連携にも対応しているため、事業所ごとの課題を解消する柔軟な対応が可能です。

ASPICクラウドアワード（元ASP IoT・AI・クラウドアワード）4年連続受賞している

ワイズマンシステムSPは、ASPICクラウドアワード（元ASP IoT・AI・クラウドアワード）を4年連続受賞しています。
ASPICクラウドアワードとは、一般社団法人日本クラウド産業協会が主催するグランプリのことです。

ワイズマンシステムSPは、公的な第三者機関から正当な評価を受けた信頼性のあるサービスです。
介護業務の効率化や施設経営の最適化をお考えの方は、ワイズマンシステムSPの詳細をご確認ください。

勤怠管理システムを導入して煩雑化したシフト体制に対応しよう！

勤怠管理システムを導入すれば、煩雑化したシフト体制を効率的に管理できます。
介護業務特有の複雑な働き方に対応できる介護向け勤怠管理システムは、介護業務の課題を打開する際に効果的です。

働き方改革の法案が改正され、長時間労働や有給休暇の未取得が問題となっている現代で、従業員の勤務状態を正確に把握する必要があります。
適切な労働時間でシフトを作成・管理するために、勤怠管理システムを導入してシフト作成・管理にかかる業務負担を軽減しましょう。