介護ソフトの選び方｜種類や機能など自施設の課題に合わせて選定しよう

導入する介護ソフトは、自施設の課題や予算などを考慮し慎重に選ぶ必要があります。
しかし、対象業務・特徴の異なる様々な介護ソフトが提供されており、どのように選べば良いか悩む方も多いのではないでしょうか。

また、導入には多くのコスト・労力がかかるため、失敗できません。
そのため、介護ソフトはさまざまな観点からしっかり吟味することが重要です。

本記事では、介護ソフトの選び方について解説します。
施設種別ごとの重要なポイントなども、ぜひ参考にしてください。

介護ソフトとは？

介護ソフトとは、介護施設におけるさまざまな事務作業をサポートするソフトウェアです。

元々は、介護報酬の請求業務を支援するためのソフトウェアでしたが、近年は介護現場のニーズもあり「利用者管理」「介護計画の作成」「勤怠管理」などにも対応する多機能な介護ソフトが数多く提供されています。

介護サービスだけでなく、さまざまな事務作業にも対応できる多機能な介護ソフトなら、業務効率化を実現できます。
一方で、介護ソフトによっては価格が高額に設定されているため、自施設の目的や解決したい課題などに合わせて精査することが大切です。

介護ソフトの比較ポイント

介護ソフトを比較する際には、下記の4点を確認してみましょう。

• 介護ソフトの提供形態
• 介護ソフトの対象範囲
• 介護ソフトの導入コスト・運用コスト
• 介護ソフトの操作性・既存業務への適合度

それぞれ順に紹介します。

ポイント1.介護ソフトの提供形態

介護ソフトは提供形態によって以下の3つに分類されます。
インストール型（スタンドアロン型）
サーバー設置型（クライアントサーバー型）
クラウド型

それぞれの特徴は下記の表のとおりです。

提供型	使用方法	メリット	デメリット
インストール型 （スタンドアロン型）	各PCにソフトをインストールし、独立して利用する	・インターネット環境がなくても利用可能 ・初期費用が比較的安価な製品が多い	・端末間でデータを共有しにくい ・バージョンアップやバックアップを個別に行う必要がある ・複数人での同時利用には不向き
サーバー設置型 （クライアントサーバー型）	事業所内にサーバーを設置し、クライアントPCからサーバー上のソフト・データにアクセスする	・事業所内でデータを一元管理できる ・複数人での同時利用・リアルタイム共有が可能 ・社内ネットワーク内で完結する	・サーバー機器やネットワーク構築の初期投資が必要 ・サーバー保守・管理の専門知識が必要 ・障害発生時は自社で対応する必要がある
クラウド型	インターネット経由でサーバーにアクセスする	・インターネット環境さえあれば場所を選ばず利用可能 ・サーバー機器やネットワーク構築が不要で初期投資を抑えられる ・バージョンアップやセキュリティ対策はベンダー側で対応 ・モバイル端末からの利用も容易	・インターネット回線の品質・安定性に依存する ・オフライン環境では利用できない ・長期的な利用料（月額・年額）がかかる ・データの保管場所がベンダーのサーバーになる

施設の予算と管理体制、介護ソフトを導入する目的に合わせて、どの形態が適しているかを判断しましょう。

ポイント2.介護ソフトの対象範囲

介護ソフトは、搭載されている機能によってカバーできる業務が異なります。
また、特定の介護事業所に特化した製品もあるため、注意が必要です。

例えば、通所介護事業所に訪問サービス施設向けの介護ソフトを導入すると、必要な機能が備わっていないうえに、不要な機能ばかりで現場では活用できません。
当然、支払った料金も無駄なコストになります。

そのため、介護ソフトを導入する際は、自施設の介護事業に合わせて選ぶ必要があります。

特に「介護記録」は、ケアの質の確保や利用者情報の共有、事故・トラブル時の根拠資料として重要な役割を担います。

事業所の規模や利用者の特性に応じて、 必要な記録項目・様式・入力のしやすさ・他職種との共有機能が備わっているかを確認し、自施設の介護記録の運用に合ったソフトを選ぶことが重要です。

主な介護事業者の種別と必要となる機能は、以下のとおりです。

対象	必要な機能
居宅介護支援	・利用者情報管理 ・介護記録 ・介護保険請求 ・ケアプラン作成 ・アセスメント機能 ・モニタリング機能 ・介護支援経過 ・連絡管理 ・データ集計
施設サービス	・利用者情報管理 ・介護記録 ・リハビリ計画作成 ・介護保険請求 ・部屋管理 ・資料作成 ・介護保険請求 ・利用料請求 ・データ集計
訪問サービス	・利用者情報管理 ・介護記録 ・介護保険請求 ・利用料請求 ・予実管理 ・データ集計
通所サービス	・利用者情報管理 ・介護記録 ・介護保険請求 ・予実管理 ・個別援助計画 ・利用料請求 ・連絡管理 ・データ集計

介護ソフトは上記以外にも、介護事業の種類に合わせた独自の機能が搭載されている場合があります。

例えば、通所サービスであれば、送迎スケジュールの自動作成機能などが搭載されている介護ソフトもあります。
ほかにも、介護スタッフのシフト管理や労務管理などのようなバックオフィス業務にも対応できるものも少なくありません。

介護ソフトの導入を検討する際は、自施設が対象となる介護ソフトを候補に入れましょう。
自施設で提供しているサービスや業務内容に合ったものを選べば、介護ソフトの効果を最大限活用できます。

ポイント3.介護ソフトの導入コスト・運用コスト

3つ目は、介護ソフトの導入・運用にかかるコストです。
コストは介護ソフトに搭載されている機能やオプションによって異なります。

収益を考えるとコストを抑えたいと考えるのが一般的ですが、必ずしも安価な介護ソフトが良いとは限りません。
「低価格がいい」と金額だけを見て決めてしまうと、必要な機能が入っていないといったケースも珍しくありません。

また、低価格な介護ソフトでは、サポートサービスが限定的なケースも考えられます。
コストを抑えられることも大切ですが、運用時をイメージして、必要な機能やサポート体制の有無は確認しておきましょう。

ポイント4.介護ソフトの操作性・既存業務への適合度

介護ソフトの使いやすさや、現状の業務を引き継ぎやすいかどうかも選定の大切なポイントです。

現状介護ソフトを導入していない施設では、電子端末の操作に不慣れな職員が多いことがあります。
操作が難しいと、職員が負担を抱えたり、現場に定着しづらかったりします。

操作性に優れた介護ソフトを選ぶなら、デモ体験を行うのがおすすめです。
その製品を操作・仮運用できるため、介護職員が問題なく扱えるかを実際に確認できます。

なお、デモ体験時には、実際の運用を想定して業務の流れを確認しましょう。
カタログでは判断しづらい、業務とソフトの乖離を把握しやすく、より適合度の高い製品を選定できます。

【状況・業種別】介護ソフトの選び方

状況や介護施設の種別によって、介護ソフトの重要視したいポイントはいくつもあります。

本章では、状況や業種ごとにおすすめの介護ソフトの選び方を紹介します。
自施設の状況に合ったところを参考にしてみてください。

新たに介護施設を開業する場合の選び方

新規で介護施設を開業する場合には、導入コストを重視して、クラウド型の介護ソフトを検討してみましょう。

介護保険請求の都合上、開業して2カ月間は介護報酬の入金がなく、人件費などの費用も開業資金からやりくりする必要があります。
そのため、介護ソフトの導入費用はその後の開業資金を圧迫するほか、2カ月間の運営資金にも影響を与えます。

開業時には、できるだけ資金の出費を抑えられるよう、クラウド型の介護ソフトがおすすめです。

クラウド型のメリットは導入コストが低いだけではありません。
インターネットに接続さえしていれば利用できるため、導入に時間がかかりません。

そのため、開業後すぐに業務に活用できます。

新たな介護ソフトへ乗り換える場合の選び方

既存の介護ソフトを乗り換える際には、下記のポイントに注目してみてください。

帳票要件

使用する書類作成が可能かどうかを確認してみましょう。
既存の書類の様式と同様、もしくは似たようなレイアウトにできるなど、業務フローの変更を比較的少なく抑えられるかどうかも重要です。

バッチ要件

バッチ要件とは、予実管理にかかわるデータ集計機能に関する要件です。
経営状態の把握は施設の運営にかかわるため、これまでに活用してきたデータなどがあれば、同様の集計が可能かどうかを確認しましょう。

データ要件

介護ソフトを乗り換える場合と、新規で介護ソフトを導入する場合のもっとも大きな違いが、データ要件です。
既存のデータの移行が可能かどうかや、移行方法を確認しましょう。

乗り換え先の介護ソフトだけでなく、既存の介護ソフトがデータ移行に対応しているかの確認も必要です。
データ移行がスムーズにできないと、かえって業務負担が増加することになるので注意しましょう。

なお、介護ソフトの乗り換え手順や製品の選び方は、以下の記事で詳しく解説しています。
新規ソフトへの移行をお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。

関連記事：「介護ソフトの乗り換え手順｜乗り換え前にやるべき準備と移行先の選び方」

法改正への対応力を高めたい場合の選び方

2021年に運用が開始されたLIFE（科学的介護情報システム）をはじめ、近年の介護報酬改定ではデータ提出やフィードバックの活用が求められる場面が増えています。
これにより、介護施設の事務作業は従来よりも複雑化しており、運営側には法改正に追随できる業務体制が欠かせません。

特にLIFEの活用では、加算区分ごとに必要な入力項目・提出情報が異なるため、日々の記録から申請までのプロセスに一定の工数が発生します。
そのため、申請に取り組みたいものの、現場負担や帳票作成業務が追いつかず、加算算定を断念してしまう施設も少なくありません。

こうした課題に対し、LIFE連携に対応した介護ソフトを活用することで、記録データの自動反映や帳票作成の効率化が見込めます。
特に、国や自治体が推進するICT導入支援事業は、介護DXに対応したソフトを選定する際の重要な指標となります。

通所介護で使う介護ソフトの選び方

通所介護施設に使用する介護ソフトは、下記の機能があると便利です。

• 個別機能訓練加算の算定
• 送迎管理
• 利用者の来所予定／実績管理
• 介護スタッフのシフト管理

ただし、施設の規模によって不要な場合もあります。
自施設で時間がかかり、効率化したい業務があれば、サポートできる機能があるか確認してみてください。

また、小規模の通所介護サービスでは、コストが大きくなりすぎると経営を圧迫してしまいます。
経営状態から導入コスト・運用コストの予算を正確に見積もり、オーバーしないように介護ソフトを選定しましょう。

訪問介護で使う介護ソフトの選び方

訪問介護で使用する介護ソフトは、スマートフォンやタブレットなどの端末での操作ができるタイプがおすすめです。
訪問先で使用できるタブレットやスマートフォンなどの端末があれば、記録管理も訪問先で完了できます。

介護スタッフに端末の持ち帰りを許可していれば、事業所に寄らずとも、自宅から直接訪問するといった働き方も実現可能です。

ただし、セキュリティ面では個人情報の取扱いに注意が必要なため、万が一の紛失や故障に備えて、サポート体制が手厚いと安心です。

また、通所介護向けの介護ソフトと同様に、コスト面は重視したいポイントです。
訪問介護事業所も、中小規模の場合が多いため、コストが過剰に大きくなってしまう介護ソフトは避けましょう。

サービス付き高齢者向け住宅で使う介護ソフトの選び方

サービス付き高齢者向け住宅（サ高住）で使用する介護ソフトは、搭載されている機能に注目しましょう。

例えばセンサーやカメラ、バイタルなどによる介護者の容態チェック機能が付いていると、遠隔でも介護者の行動を把握できます。
加えて、夜間の見回りの負担を減らせるため、介護スタッフの負担軽減につながります。

また、スムーズな情報共有が可能となるよう、連絡機能の使いやすさや見やすさも考慮しましょう。
昼夜で介護スタッフが交代する際に、利用者の状況に関する申し送りがうまく行き渡らないと、適切な介護サービスが提供できなかったり、トラブルが発生したりする事態になりかねません。

使いやすい連絡機能がついていれば、申し送りもスムーズに進みます。

複数の介護施設を管理する介護ソフトの選び方

複数の介護施設を管理する場合には、対象となるサービス種別に対応しているかを確認しましょう。
1つでも対応していない施設があると、施設間での連携が困難になり、施設の運営に差が出てしまいます。

それぞれの施設で別の介護ソフトを導入する方法では、結果的に費用がかさみやすくなります。
また、仮に介護スタッフが同法人内の他の施設に一時的にヘルプに入った場合に、使用している介護ソフトが統一されていないと、操作方法をゼロから習得しなければならないような非効率的な状況になりかねません。

介護ソフトを統一しておくことで、ソフト使用に関するトラブルや課題が起きたときに、全施設で情報を共有しノウハウとして習得し合えることは大きなメリットです。

複数の介護施設で導入したい場合には、幅広いサービス種別に対応しているシステム会社を選びましょう。

大規模な介護施設で使う介護ソフトの選び方

敷地面積が広い、大規模な介護施設の場合は、訪問介護向けのようにスマートフォンやタブレットで利用できるのはもちろん、インカム機能と連携できる介護ソフトがおすすめです。
このタイプの介護ソフトであれば、介護スタッフ間の情報共有がスムーズになり、利用者やトラブルへの対応を迅速に行えます。

なお、ネットワーク分離ができるオンプレミス型の介護ソフトも検討の余地があります。

オンプレミス型の介護ソフトは、設定次第で強力なセキュリティを搭載できるうえに、インターネットに接続しなくても利用できるものが多くあります。
そのため、サイバー攻撃のリスクを減らせるうえに、通信障害が発生しても業務への影響を最小限に抑えられます。

大規模な介護施設は利用者にとっては重要なインフラでもあるため、業務効率だけでなく施設の機能維持の観点から介護ソフトを選びましょう。

中小規模の介護施設で使う介護ソフトの選び方

中小規模の介護施設で利用するなら、業務の効率化を進められる介護ソフトを選びましょう。

中小規模の介護施設は人員が限られているケースが多く、時には少ない人員でサービスを提供する場面も珍しくありません。
そのため、申し送りや介護請求などの作業を効率化し、事務作業によってサービスの提供が滞るような事態を防ぐ必要があります。

また、比較的財務基盤が安定している大規模な介護施設と異なり、中小規模は収益が不安定になりやすいものです。

中小規模の介護施設向けの製品は、介護スタッフの人件費削減やペーパレスなど、コストの抑制につながる機能を持つものが多くあります。
適切に運用すれば、無駄なコストを削減し、収益の最大化を図れるのでおすすめです。

介護ソフト選びで失敗しないための5つのポイント

介護ソフトを選定・導入する前に、下記の3つポイントについてあらためて確認してみましょう。

• 自施設の課題・要件を明確にする
• 中長期的な視点で介護ソフトを選定する
• 無料体験で使い心地を確認する
• 合計費用を細かく算出する
• 信頼性のある提供会社を選ぶ

上記ポイントについて詳しく解説します。

自施設の課題・要件を明確にする

まず自施設のかかえる課題を把握することが大切です。
介護ソフトを導入しても、自施設の課題を解決できるものでなければ意味がありません。

課題や自施設の要件を明確にすると、どのような機能が必要で、どのような業務フローになればいいのか、といった具体的なイメージを持ちやすくなります。
介護ソフトを選ぶときにも、それぞれの機能が自施設に適しているのかを判断しやすくなります。

中長期的な視点で介護ソフトを選定する

目の前の業務課題を解消するだけでなく、制度変更や加算要件の見直しなど、将来的な運用環境の変化を見据えて介護ソフトを選定することが重要です。

例えば、現状では、LIFEの導入が任意とされていますが、データ利活用による科学的介護の推進が国の方針として明確である以上、今後は対応範囲の拡大や要件の高度化が想定されます。

また、介護報酬改定は原則3年ごとに行われており、そのたびに帳票・加算要件・システム仕様に影響が生じる可能性があります。
介護ソフトの導入は加算の算定要件に含まれていることが多く、報酬改定による影響を受けやすいため、一層注意が必要です。

こうした制度の変動を前提にすると、法改正のアップデートに強く、長期的に拡張運用できる介護ソフトを選ぶことが、結果的にソフトの乗り換えコストや運用停止リスクの回避につながります。
国や自治体がICT導入支援事業で推奨する介護ソフトを中心に、中長期の制度シナリオを踏まえて選定することが大切です。

無料体験で使い心地を確認する

介護ソフトを導入する際は、必ず無料体験で使い心地を確認しましょう。

同じ機能を搭載しているように見えても、介護ソフトはインターフェースや画面のレイアウトなどで使い心地がかなり変わります。
事前に使用感を確認せずに導入すると、介護スタッフがうまく使いこなせず、かえって業務の非効率化を招くリスクが高まります。

特に、初めて介護ソフトを導入する施設の場合、介護スタッフがソフトウェアの操作に不慣れな場合もあるため、無料体験を利用して、操作に慣れる機会を設けましょう。
もちろん、並行してマニュアルを作成しておくと、新しく介護スタッフを採用した際に操作方法を説明しやすくなります。

ベンダーによっては担当者が操作の説明会を開催してくれる場合もあるので、積極的に活用するのがおすすめです。

合計費用を細かく算出する

先述したように、介護ソフトは導入コスト・運用コストが発生するため、あらかじめ合計費用を細かく算出しておきましょう。
合計費用を把握しておくと、具体的なコストを把握できるだけでなく、費用対効果を検証するうえでの参考になります。

費用対効果を検証する際は、導入前から目標を設定しておくことがおすすめです。
「残業時間を月10時間減らす」「介護請求作業にかかる時間を20％減らす」など、具体的に数値化した目標を設定しておくと、介護ソフト導入後の達成度合いから、スムーズに費用対効果を割り出せます。

もし、費用対効果が低いことが判断された場合は、運用方法を確認し、最適化に努めましょう。
必要があれば、機能の追加や変更なども考慮する場合があります。

介護ソフトは導入して終わりではなく、適切な費用対効果を発揮しているかが重要です。

信頼性のある提供会社を選ぶ

提供元となるシステム提供会社（ベンダー）の信頼性も無視できない要素です。
極端な例ですが、導入直後に会社が倒産しては、その後のサポートや介護ソフトの相談を受けられません。

また、導入後のサポートが不足していたり、過剰な営業で無駄な機能を搭載させようとしたりするベンダーでは、運用に不安が残ります。

導入実績の多いシステム会社であれば、これまでの経験に基づく適切な提案を受けられる可能性があります。
前述している、将来的な課題についても、これまでの実績や他施設の事例から、的確なアドバイスも期待できます。

もちろん、介護ソフトの要件も重要ですが、提供会社の実績や信頼性にも着目することも重要です。

ワイズマンは全介護サービスをカバーする複数の製品をラインナップ

ワイズマンでは、幅広い介護サービスに対応する介護ソフトを展開しています。
全介護サービスをカバーしているため、今後の事業拡大などのサポートも可能です。

介護ソフトだけでなく、電子カルテやリハビリ管理システムも提供しているため、他施設との連携もよりスムーズになります。

介護現場ですぐに記録ができる「すぐろくTablet」やヘルパーや看護職員向けの記録システム「すぐろくHome」、ケアマネジャー向けの記録システム「すぐろくケアマネ」は、訪問先での入力を支援します。

そのほかにも魅力的なラインナップが充実しているため、業務の効率化が図れるだけでなく、介護サービスの質向上にも大きく貢献いたします。

加えて、経験豊富なスタッフによる丁寧なサポートも魅力です。
初めて介護ソフトを導入する際も、担当のスタッフが手厚く支援するため、スムーズな導入・定着が可能です。

まとめ：適切な介護ソフトで業務を効率化しよう

介護ソフトの選定には、自施設の現状把握からスタートすることが重要です。
規模・予算・課題・将来像などを明確にしていれば、マッチする介護ソフトが見えてきます。

また、介護ソフトの導入では、実際に使用する介護スタッフの考えや反応を反映させることも忘れないようにしましょう。

介護ソフト導入の目的や課題解決の方向性が違うとなってしまっては、離職や介護スタッフの意識低下につながり、ソフトの選定とは関係なく失敗してしまうからです。

事業者も現場の介護スタッフも納得できる介護ソフトを導入できるよう、本記事が役立てば幸いです。