介護情報基盤とは？｜活用方法や助成金などについて解説

近年、介護情報基盤に注目が集まっています。
介護情報基盤は、単なる義務ではなく、日々の業務を効率化し、より質の高いケアを実現するための強力なツールです。

より良い介護サービスの提供に役立つとして、国が介護情報基盤の仕様を積極的に推進しています。
しかし、どのようなものかよくわかっていない方もいるのではないでしょうか。

本記事では、介護情報基盤の基本的な仕組みから、事業所として今すぐ取り組むべき準備・費用負担を軽減する補助金制度まで、わかりやすく解説します。

介護情報基盤とは

介護情報基盤は、市町村・介護事業所・医療機関で個別に管理されていた利用者の情報を、国が主体となって構築する全国共通のデジタル基盤上で、安全に共有・活用するための仕組みです。

厚生労働省は介護情報基盤の目的を以下のように提示しています。

・利⽤者本⼈、市町村、介護事業所、医療機関といった関係者が利⽤者に関する情報を共有、活⽤できる介護情報基盤を整備することにより、これまで紙を使ってアナログにやりとりしていた情報を電⼦で共有することで、業務の効率化（職員の負担軽減、情報共有の迅速化）を図る。

・さらに、今後、介護情報基盤に蓄積された情報を活⽤することにより、事業所間および多職種間の連携の強化、本⼈の状態に合った適切なケアの提供など、介護サービスの質の向上を図る。

出典：介護情報基盤について｜厚生労働省

この基盤は、介護サービスの質の向上・業務効率化・より個別化されたケアの提供を目指しています。

介護情報基盤に期待されている効果は、主に以下の3点です。

多職種連携の強化	ケアマネジャー・介護職員・医師・看護師などがリアルタイムで同じ情報を共有し、チームとして一貫性のあるケアを提供できるようになります。
業務の効率化	電話やFAXでの煩雑な情報連携や、紙の書類管理といった事務負担を大幅に軽減し、職員が本来のケア業務に集中できる環境を作ります。
介護サービスの質の向上	集約されたデータを活用することで、利用者の状態に合わせた、より質の高いケアプランの作成やサービス提供が可能になります。

情報セキュリティの確保・プライバシー保護・標準化されたデータ形式の採用などが検討されており、関係機関との連携を強化しながら、段階的にシステムを構築していく予定です。

介護情報基盤の導入によって、高齢者が住み慣れた地域で安心して生活できる社会の実現に貢献することが期待されています。

参照：介護情報基盤について｜厚生労働省⽼健局⽼⼈保健課

　　　介護情報基盤について｜厚生労働省

介護情報基盤の仕組み

介護情報基盤は、全国のサーバーネットワークを活用し、介護サービスの利用者に関する情報を一元的に管理するシステムです。
これにより、地域や事業所を越えて、利用者の情報の迅速かつ安全な共有が可能です。

各介護事業所や医療機関の職員は、このシステムにアクセスするために「介護情報基盤ポータル」と呼ばれる専用のWebサイトを利用します。
このポータルを通じて、必要な情報にアクセスし、サービスの質向上に役立てられます。

ただし、情報の閲覧および共有においては、利用者本人の明確な同意が不可欠です。
プライバシー保護を最優先とし、利用者の意思を尊重した運用が求められます。

参照：介護情報基盤について｜厚生労働省⽼健局⽼⼈保健課

介護情報基盤で共有できる情報範囲

介護情報基盤で共有されるのは、利用者のケアに不可欠な情報です。
具体的には、以下のような情報が対象となります。

情報の種類	具体的な内容
要介護認定情報	①認定調査票 ②主治医意⾒書 ③介護保険被保険者証（要介護度などを含む） ④要介護認定申請書
請求・給付情報	①給付管理票 ②居宅介護⽀援介護給付費明細書 ③介護給付費請求書 ④介護予防・⽇常⽣活⽀援総合事業費請求書 ⑤居宅サービス・地域密着型サービス給付費明細書 ⑥介護予防サービス・地域密着型介護予防サービス介護給付費明細書 ⑦介護予防・⽇常⽣活⽀援総合事業費明細書 ⑧施設サービス等介護給付費明細書
LIFE関連データ	①LIFE情報（利⽤者フィードバック票）
ケアプラン情報	（1）居宅サービス ①第1表居宅サービス計画書（1） ②第2表居宅サービス計画書（2） ③第3表週間サービス計画表 ④第6表サービス利⽤票 ⑤第7表サービス利⽤票別表（2）施設サービス ⑥第１表施設サービス計画書（1） ⑦第２表施設サービス計画書(2） ⑧第３表週間サービス利⽤表
住宅改修費利⽤等の情報	①介護保険住宅改修費利⽤情報②介護保険福祉⽤具購⼊費利⽤情報

上記の共有範囲は、本格的に介護情報基盤の運用が開始されたあとのものです。
それぞれの情報が一元化されることで、これまで情報収集に費やしていた時間が削減され、より利用者に向き合ったケアが可能です。

介護情報基盤導入のスケジュール

厚生労働省は、介護情報基盤の導入スケジュールを以下のように示しています。

時期	内容	備考
2026年4月～	段階的な運用開始	介護保険システムの標準化を終えた市町村から順次データ移行を開始
2028年4月までに	全市町村での移行完了	すべての市町村でのデータ移行完了を目指す

現時点では、介護情報基盤の利用が法的に義務化されているわけではありません。
しかし、将来的には介護情報基盤への対応が介護サービス事業者の標準となる可能性が極めて高いと考えられます。

したがって、法的な義務化を待つのではなく、可能な限り早い段階で情報収集を開始し、導入に向けた準備を進めることが重要です。
具体的には、介護情報基盤の概要・機能・導入に必要な準備や費用などを把握し、自社の規模やサービス内容に合わせた導入計画を策定していきましょう。

スケジュールに余裕を持って対応することで、スムーズな導入と、将来的な制度変更への柔軟な対応が可能です。

介護情報基盤のメリット

介護情報基盤の導入は、介護現場に多くのメリットをもたらします。

• 情報共有の円滑化による多職種連携の強化
• デジタル化による業務の効率化
• データの活用によるサービスの質向上

単なる事務作業の軽減に留まらず、ケアの質そのものを向上させる可能性を秘めています。

情報共有の円滑化による多職種連携の強化

多職種連携における情報共有の重要性は、利用者へのケアの質と安全性を高めるうえで不可欠です。
関係者全員が常に最新かつ正確な情報を共有できるようになることで、連携が飛躍的にスムーズになります。

例えば、利用者の容態が急変した際、医師や看護師はすぐに最新のケアプラン・服薬情報・バイタルサインなどの詳細な情報を確認できます。
これにより、迅速かつ適切な対応が可能です。

また、リハビリ専門職や介護職も同様に、利用者の状態変化やケアの進捗をリアルタイムで把握できるため、より効果的なリハビリ計画の立案や、きめ細やかな介護サービスを提供できます。

情報共有の遅延や不正確さは、医療・介護現場において重大な事故につながる要素です。
口頭での報告による情報の齟齬や、確認待ちのタイムラグがなくなることで、誤った情報に基づいた判断やケアの遅れを防ぎ、より安全で質の高いチームケアの実現が期待できます。

さらに、情報共有基盤を整備することで、記録業務の効率化やペーパーレス化も進み、多職種間のコミュニケーションコストを削減し、本来注力すべきケア業務に時間を使えます。

デジタル化による業務の効率化

これまで当たり前だった業務が、デジタル化によって劇的に効率化されます。
業務効率化の具体例を以下の表にまとめました。

具体例	以前の状況	改善後の効果
新規利用者の情報収集	家族やケアマネに電話・FAXで何度も確認。書類の郵送を待つ必要があった。	ポータルにアクセスし、本人の同意のもと、必要な情報をすぐにダウンロードできる。
サービス担当者会議	事前に大量の資料を印刷・配布。会議後、議事録を作成し再度共有。	ペーパーレスで会議を実施。その場で情報を更新し、即時共有が完了する。
保険証の確認	利用者様に持参してもらい、コピーを取って保管。更新のたびに差し替え。	マイナンバーカードリーダーで資格情報をオンラインで即座に確認できる。
請求業務	返戻のリスクを避けるため、被保険者情報などを慎重に手入力。	システムから正確な情報を取り込めるため、入力ミスや返戻が大幅に減少する。

上記の効果によって生まれた時間を、職員研修や利用者とのコミュニケーションなど、より付加価値の高い業務に充てられます。

データの活用によるサービスの質向上

介護情報基盤に蓄積されたデータは、事業所のサービス品質を向上させるための貴重な財産です。
特にLIFEを活用することで、多角的な分析が可能になり、具体的な改善策へとつなげられます。

例えば、LIFEで利用者のデータを分析することで、自事業所のケアが利用者のADL（日常生活動作）維持・改善にどの程度貢献しているかを客観的に評価できます。
単に数値を見るだけでなく、ほかの事業所との比較や、過去のデータとの比較を行うことで、より詳細な分析が可能です。

その結果を基にケアプランを見直したり、成功事例を職員間で共有したりすることで、事業所全体のケアの質を高められます。
成功事例の共有は、職員のモチベーション向上にもつながり、より質の高いケアの提供へとつながります。

また、データに基づいた根拠のあるケアプランの見直しは、利用者本人や家族からの信頼を得るうえで重要です。

さらに、蓄積されたデータを活用することで、リスクマネジメントにも役立てられます。
過去の事例から、転倒や事故のリスクが高い時間帯や場所を特定し、予防策を講じることで、利用者の安全を守れます。

介護情報基盤の導入ステップ

本章では、介護情報基盤の具体的な導入ステップを以下の4つに分けて解説します。

• 必要なツールの準備
• ベンダー・自治体の対応状況の確認
• 運用体制の確認
• 運用の開始

まずは自事業所の状況を確認することから始めましょう。

必要なツールの準備

介護情報基盤を利用するためには、基本的なIT環境が必要です。
まずは以下のものが揃っているか、または準備が必要かを確認しましょう。

• インターネットに接続されたパソコン
• 安定したインターネット回線
• マイナンバーカードリーダー（介護保険資格確認等WEBサービス利用時）

特に、複数の職員が同時に利用することを想定し、十分な性能のパソコンや通信速度を確保しておくことは不可欠です。

なお、コストを重視するあまり、安価なパソコンやネットワーク機器を購入することはおすすめできません。
安価なツールはセキュリティ対策が弱いことがあり、不正アクセスの温床になるリスクがあります。

特に、個人情報や機密情報を扱う場合は、セキュリティが脆弱なツールは避けるべきです。
初期費用は高くても、セキュリティ機能が充実したツールを選ぶことが、長期的なリスク回避につながります。

自施設の業務やセキュリティ対策を踏まえて、最適なツールを選びましょう。

ベンダー・自治体の対応状況の確認

現在利用している介護ソフトが、介護情報基盤に連携対応する予定があるかを確認することがもっとも重要です。
ソフトを提供しているベンダーの公式サイトを確認したり、サポートセンターに問い合わせたりしてみましょう。

確認する相手	確認すべきことの例
介護ソフトのベンダー	・介護情報基盤への対応予定時期はいつか？ ・対応にあたり、ソフトのバージョンアップや追加費用は必要か？ ・連携に必要な設定や操作方法についてのサポートはあるか？
事業所が所在する市町村	・介護保険システムの標準化対応はいつ完了予定か？ ・介護情報基盤へのデータ移行はいつ頃から始まる見込みか？ ・事業所向けの説明会や補助金制度はあるか？

上記の情報を事前に収集することで、スムーズな導入計画を立てられます。

運用体制の確認

新しいシステムを導入するにあたり、事業所内の運用ルールを決めておく必要があります。
情報漏洩などのリスクを防ぎ、全職員が円滑にシステムを利用できるように、以下の点を検討しましょう。

項目	詳細
責任者の決定	システム管理や情報セキュリティの責任者を誰にするか。
利用権限の設定	どの職員が、どの情報までアクセスできるようにするか。
研修計画の立案	全職員を対象とした操作研修や、個人情報保護に関する研修をいつ、どのように実施するか。

特にITリテラシーが低い介護職員が多い施設の場合、運用体制を綿密に構築しておかないと、ツールの運用はできません。
あらかじめ研修を実施してITリテラシーを高めたり、ツールを実際に使う試用期間を設けたりするなど、介護職員が介護情報基盤を適切に運用できるようにしましょう。

運用の開始

介護ソフトの運用開始にあたっては、データ移行と連携対応の完了が前提です。
まずは一部の利用者や業務に限定してスモールスタートし、段階的に利用範囲を拡大していきましょう。

運用開始後は、職員からのヒアリングを定期的に実施し、利用状況や課題点を把握することが重要です。
これらの情報を基に、運用ルールを継続的に見直し、改善していくことで、より効果的なシステム運用を目指しましょう。

初期段階での慎重な導入と、運用後のフィードバックを活かした改善が、適切な運用につながります。

介護情報基盤の導入で活用できる補助金・助成金制度

システムの導入や機器の購入にかかる費用は、事業所にとって大きな負担です。
介護情報基盤の本格的な運用に際し、厚生労働省は助成金制度を設けています。

介護情報基盤の助成金制度は以下の経費が対象です。

• マイナンバーカードを読み取るカードリーダーの購入費
• 介護情報基盤との接続サポートの経費

助成金は介護情報基盤ポータルサイトの「各種申請」から申請できます。
具体的な金額や上限は、ポータルサイトで確認してください。

なお、2025年時点での申請期間は2025年（令和7年）10月17日（金）～2026年（令和8年）3月13日（金）と設定されています。
申請期間内に手続きを完了させましょう。

参照：介護保険最新情報のVol.1428｜厚生労働省

介護情報基盤を導入する際の注意点

介護情報基盤は多くのメリットがある一方、導入・運用にあたっては以下の注意点もあります。

• セキュリティ対策が必須になる
• ITリテラシーの向上に努める
• 個人情報の扱いに注意する
• 介護DXを推進する

リスクを正しく理解し、事前に対策を講じることが重要です。

セキュリティ対策が必須になる

情報漏洩は、利用者の個人情報を取り扱ううえで絶対に防がなければならない最重要課題です。
情報漏洩が発生した場合、利用者のプライバシーを侵害するだけでなく、事業所の信用失墜にもつながり、事業継続にも大きな影響をおよぼす可能性があります。

そのため、基本的なセキュリティ対策を徹底し、情報セキュリティレベルを常に高い状態に維持する必要があります。
具体的には、以下の対策を講じましょう。

対策	詳細
ウイルス対策ソフトの導入と定義ファイルの定期的な更新	最新のウイルスに対応できるよう、常に最新の定義ファイルを適用します。
OSやソフトウェアの定期的なアップデート	セキュリティホールを修正し、脆弱性を解消します。
推測されにくいパスワードの設定と定期的な変更	パスワードは複雑な文字列を使用し、定期的に変更することで、不正アクセスのリスクを軽減します。
二段階認証の導入	パスワードに加えて、スマートフォンアプリなどによる認証を追加することで、セキュリティを強化します。
従業員への情報セキュリティ教育の徹底	情報セキュリティに関する意識を高め、誤操作や不正アクセスによる情報漏洩を防ぎます。
アクセス権限の適切な管理	必要最小限の従業員にのみ、必要な情報へのアクセス権限を付与します。
ログの監視と分析	不正アクセスや異常な操作を早期に発見し、対応します。
物理的なセキュリティ対策	入退室管理の強化や、重要情報の保管場所の施錠など、物理的なセキュリティ対策も徹底します。
情報漏洩発生時の対応計画の策定	万が一、情報漏洩が発生した場合に備え、迅速かつ適切な対応を取れるよう、対応計画を策定し、定期的に見直します。

上記の対策を徹底することで、情報漏洩のリスクを最小限に抑え、利用者の信頼を守り、安全なサービスを提供できます。

ITリテラシーの向上に努める

どれだけ優れたシステムも、使う職員が操作できなければ意味がありません。
特にデジタルツールの扱いに不慣れな職員がいる場合は、システムの導入効果を最大限に引き出すために、丁寧な研修やわかりやすいマニュアルの作成が不可欠です。

研修では、座学だけでなく、実際にシステムを操作する時間を設け、疑問点をその場で解消できるようにすることが重要です。
マニュアルは、専門用語を避け、図やイラストを多用して、視覚的にわかりやすく作成することを心がけましょう。

また、研修やマニュアル作成だけでなく、事業所全体でITリテラシーを高めていく意識を持つことが、システムを最大限に活用する鍵です。
定期的な勉強会や、ITに関する情報共有の場を設けるなど、継続的な学習を促す仕組みづくりも有効です。

ITスキルに長けた職員が、ほかの職員をサポートするメンター制度を導入することも、組織全体のITリテラシー向上につながります。

個人情報の扱いに注意する

介護情報基盤で得た情報は、利用者のケア以外で利用することは固く禁じられています。
利用者のプライバシーと尊厳を守るうえで、職員が個人情報保護の重要性を再認識し、定められたルールを遵守することが不可欠です。

まずは定期的な研修や勉強会を実施し、個人情報保護に関する知識を深め、意識を高めることが重要です。

また、万が一、情報漏洩が発生した場合の対応策についても、事前に明確にしておく必要があります。
利用者からの同意取得の手順についても、事業所内で明確なプロセスを確立しましょう。

同意書の内容は、専門用語を避け、平易な言葉で説明し、利用者が十分に理解できるように配慮したものにしましょう。

同意取得後も、利用者からの問い合わせや変更希望には、丁寧に対応することが重要です。

介護DXを推進する

介護情報基盤の導入は介護事業所全体のDXを推進する絶好の機会です。
介護情報基盤の導入を契機として、既存業務における課題を洗い出し、ICTツールを活用することで、業務効率化・コスト削減・サービス品質の向上を目指しましょう。

例えば、職員間の情報共有にチャットツールやグループウェアを活用することで、迅速かつ円滑なコミュニケーションを図れるうえに、申し送り事項の伝達漏れや情報共有の遅延を防止できます。
また、介護記録システムと連携させることで、記録業務の効率化が可能です。

例えば、バイタルデータを自動的に記録システムに転送したり、過去の記録を瞬時に参照したりできます。

このように、介護情報基盤の導入を起点として、ほかの業務にもICTツールを積極的に導入することで、相乗効果が生まれ、より大きな業務改善につながります。

介護情報基盤を活用してサービスの質を高めよう

介護情報基盤への対応は、業務のあり方を根本から見直し、より質の高いケアを提供するための絶好の機会です。
国の大きな変革の波に乗り遅れることなく、むしろ積極的に活用していく姿勢が、これからの介護事業所には求められます。

介護情報基盤の導入は、より良いサービスの提供や、職場環境の変革につながる取り組みです。
まずは、現在お使いの介護ソフトのベンダーに、介護情報基盤への対応状況を問い合わせることから始めてみてはいかがでしょうか。