グループホーム請求ソフトは必要?現場が直面する課題と導入メリット

2023.10.31

グループホームの煩雑化した業務を改善するには、請求ソフトの活用が効果的です。
しかし、「請求ソフトを活用した場合のイメージがわかない」「どのような機能があるのだろう」とお考えの方も多いと思います。

本記事では、グループホームが抱える課題を踏まえつつ、請求ソフトのメリットや導入効果を解説します。
後半では、ソフトの選び方やおすすめの製品も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

グループホームが直面する3つの課題

グループホームの運営では、以下のような課題に直面する場面があります。

  •  業務の負担が大きく事務作業ができない
  •  情報共有がうまくできない
  •  人手不足で作業が回らない

それぞれの課題について解説します。

業務の負担が大きく事務作業ができない

グループホームは他の施設サービスより家庭的な雰囲気がありますが、高齢者の介護をする以上、スタッフの負担が並大抵のものではありません。
そもそもグループホームの職員は複数の入居者の世話をしつつ、家事や機能訓練などをこなす必要があります。
加えて夜勤もあって勤務時間が不規則になりやすく、職員の負担が増えがちです。

グループホームは日々の業務の優先度が高く、事務作業に集中できない状況が生まれやすくなります。
そのため、業務効率化によるスタッフの負担軽減が課題となります。

情報共有がうまくできない

グループホームでは、スタッフ間の情報共有がうまく機能していないケースもあります
通常業務に多くの時間を割かれ、記録作業に充てる時間が限られているのが主な要因です。

また、引き継ぎを手書きのノートやカルテで行う施設も多く見られます。
とりわけ手書きのノートやカルテだと記録作業に時間がかかるため、ますます情報共有が難しくなります。

人手不足で作業が回らない

グループホームは少人数制を取っているため、欠勤や離職が発生すると人手不足になりやすい傾向があります。
人員が減ると残されたスタッフへの負担が増え、離職率をさらに引き上げる事態になりかねません。

そのような状況を防ぐうえでも、グループホームは無駄な業務を減らし、少人数でも現場を回せるように体制を整える必要があります。

グループホーム向け請求ソフトの基本機能

グループホーム向けの請求ソフトは、請求業務だけでなく、さまざまな業務を円滑化する機能があります。
代表的な機能は以下のとおりです。

  • 利用料・介護給付費請求管理
  • 利用者ケース記録
  • スケジュール管理
  • 計画業務の支援
  • 給与計算

請求ソフトの機能を知っておけば、導入した際にできることが明確になります。
それぞれの機能について、詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

利用料・介護給付費の請求管理

利用料や国保連への介護給付費などの請求管理は、請求ソフトがあればスムーズに実行できます。
請求ソフトは実績を入力するだけで請求データを作成できるうえに、煩雑になりがちな入居日実数や外泊の管理も簡単です。

また、データベース上の情報をもとに請求書を作成できるため、人手による転機作業を削減
転機ミスや入力ミスを防止でき、請求データの信憑性を高められます。

計画業務の支援

利用者ごとの支援計画のケアプランや、報告書の作成など、計画業務の支援においても請求ソフトは役立ちます。
ソフトにあらかじめ登録されている情報を連動させれば、個々の利用者に合わせたケアプランを簡単に作成できます。

また、ソフトによっては複数の介護計画書の書式に対応しているタイプもあるため、自施設が提供している介護サービスに合わせた運用が可能です。

利用者ケース記録

請求ソフトは利用者のケース記録もサポートできるツールです。
請求ソフトなら利用者のバイタルや提供したサービスの種類や日時など、必要な情報を手軽にまとめられます。

適切に活用すれば、スタッフ間での情報共有がスムーズになるだけでなく、記録作業に費やす時間を減らせます。

スケジュール管理

利用者やスタッフのスケジュール管理も、請求ソフトで使用できる機能です。
請求ソフトなら利用者の訪問予定・スタッフのシフト・外部団体とのイベントなど、複数のスケジュールを一括で管理できるため、進捗をスムーズに把握できます。

また、シフト設定は勤務日のパターンを入力するだけで完了するタイプもあります。
さらに人員が不足している日を検知してくれる機能も便利です。

給与計算

請求ソフトの給与計算機能は、入力された勤怠情報や残業時間を元に自動で給与を計算します。
そのため、勤怠情報を確認しながら細かく給与計算をする必要がありません。

それだけでなく、勤務時間が長いスタッフやシフトが複雑なスタッフの給与の算出もスムーズになります。

グループホーム向けの請求ソフトを導入するメリット

グループホーム向けの請求ソフトは、導入すると多くのメリットを得られます。
代表的なメリットは以下のとおりです。

  • 作業記録や請求書管理の効率化による従業員の負担軽減
  • 利用者の容体を常に把握できる
  • 法改正へのスムーズな対応

請求ソフトを導入するメリットは、請求管理に限った話ではありません。
これまで過剰に労力や時間を費やしていた管理業務の効率化・短縮化も実現できます。

作業記録や請求書管理の効率化による従業員の負担軽減

請求ソフトは作業記録や請求書管理など、煩雑になりがちな事務作業を効率化できるものです。
加えて、あらゆる情報を一元管理できるため、1つのソフトで複数の作業への同時対応が実現します。

請求ソフトを活用すれば、従業員にかかる事務作業の負担を削減し、利用者への対応に集中しやすい体制を作れます。
また、入力作業が簡単なソフトも多いため、不慣れな従業員でも操作に困りません。

請求ソフトを活用すれば、これまで多くの時間を費やしてきた煩雑な業務を効率化できるでしょう。

利用者の容体を常に把握できる

請求ソフトには利用者のバイタル・食事・排泄などを記録し、管理できる機能が搭載されています。
必要な情報がわかりやすくまとまっていれば、瞬時に容体を把握できるため、常に最善なケアを提供できる体制を整えられます。

また、表示された情報を確認するだけで利用者の容体をチェックできるので、スタッフ間の情報の共有もスムーズになります。
管理されている情報は日単位・週単位・月単位でまとめられるため、統計資料としての運用も可能です。

常に利用者の容体を踏まえたサービスを提供できるため、より質の高いケアを実現できます。

法改正へのスムーズな対応

介護業界は法制度の改正の影響を受けやすい業界です。
とりわけ介護報酬に関する改定は、施設の収益や従業員の給与に大きく影響するため、早急な対応が必要です。

請求ソフトを導入していない施設だと、介護報酬の改正が発生する度に変更された内容を逐一確認する必要がありました。
改正された法令を確認するだけでなく、報酬の再計算も自前でやらなければならないため、無駄な手間がかかります。

しかし、請求ソフトは法改正のタイミングに合わせて自動でアップデートされるので、書式を変更する必要がありません。
請求ソフトを活用すれば、度々発生する法制度の改正へ柔軟に対応できます。

グループホーム向けの請求ソフトの選び方

グループホーム向けの請求ソフトは多種多様であり、それぞれに違いがあります。
しかし、ポイントを押さえておかないと、どのような点を比較すればいいかわからないものです。

本章ではグループホーム向けの請求ソフトについて、以下のポイントに着目した選び方を紹介します。

  • 対応サービスや導入形態
  • 機能の種類
  • 料金の根拠

どのポイントも職場にマッチした請求ソフトを選ぶうえで欠かせないものです。
製品を比較する前に必ず確認しましょう。

対応サービスや導入形態をチェック

請求ソフトは大まかに分けて「汎用型(総合型)」と「特化型」の2種類があります。
汎用型はさまざまな福祉サービスに対応しているのに対し、特化型は特定の福祉サービスにのみ対応しているタイプです。

請求ソフトを導入する際は、必ず対応サービスを確認し、自施設で運用できるか必ず確認してください。
また、介護ソフトの導入形態も重要なポイントです。

請求ソフトには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類の導入形態があります。
オンプレミス型は自前でサーバーやネットワークを構築する必要がありますが、その分カスタマイズ性や拡張性が高い点が特徴です。

対してクラウド型はインターネットにさえ接続していれば使用できるため、容易に導入できます。
オンプレミス型とクラウド型はそれぞれ使用感や導入にかかる時間が異なるため、施設の状況に合わせて選びましょう。

機能の種類を確認

請求ソフトに搭載されている機能も製品によって異なるものです。
請求ソフトによっては請求機能だけでなく、計画書やケース記録を作成できる機能を有しているものもあります。

しかし、複数の機能を搭載した請求ソフトは少ない傾向があります。
そのため、自施設で効率化したい業務に対応した機能があるかを必ずチェックしなければなりません。

大規模な請求ソフトであれば、さまざまな機能を網羅していますが、その分費用は高額です。
コスト・機能のムダを省くためにも、自施設の課題を見つめ直し、必要機能を明確にすることが大切です。

料金の根拠が明確か

請求ソフトは基本料金だけでなく、使用する人数や施設の状況によって追加料金が発生する場合があります。
また、ソフトの保守運用でさらに費用が発生する場合もあるので、基本料金にだけ注目すると想定以上の出費が発生する恐れがあります。

継続的に使用するうえでも、ベンダーには施設の状況を正確に伝え、納得できる見積もりを提示してもらいましょう。

伊谷 俊宜氏
伊谷 俊宜氏

グループホームは地域密着型のサービスとして非常に人気のある業態です。空室だらけのグループホームというのはあまり見たことがありません。認知症の方に特化したサービスでもあり、ニーズが非常に高いことがわかります。一方で入居者は全て認知症の方であるため、現場の負荷が大きい業態でもあります。ゆっくり記録業務の時間も作れないのが現状ではないでしょうか。また、グループホームは入居率は高いのですが、最大でも18名(2ユニット)と定員があり、必然的に売上の上限が決まってしまう業態でもあります。このあたりでICT化が遅れてしまう傾向にある業態なのですが、限られたスタッフ数での運営をしていかなければならないからこそICT化を推し進め、労働生産性を向上させる必要があります。積極的に導入を検討していきましょう。

請求ソフトならワイズマンの「グループホーム管理システムSP」がおすすめ

グループホーム向けの請求ソフトを探しているなら、ワイズマンの「グループホーム管理システムSP」がおすすめです。

グループホーム管理システムSPはグループホームの事務作業を一元管理できる請求ソフトです。
グループホーム管理システムSPの請求機能は国保連請求だけでなく、利用料や体験入居の料金など各種請求に特化しています。
そのため、煩雑になりがちな請求業務の一括管理が可能です。

さらにケース記録やサービス計画の共有など日常業務に関わる事務作業にも対応しているので、請求業務だけでなく、あらゆる事務作業の効率化できます。
それだけでなく、請求記録をベースに経営分析用の資料や売上状況を出力できるため、施設の運営にも役立てられるソフトです。

より詳しく知りたいなら、ぜひ以下の製品カタログをチェックしてください。

グループホーム向けの請求ソフトでスムーズな業務を実現しよう

グループホームは少人数制であるために従業員の業務負担が大きいうえに、事務作業が煩雑になりやすい傾向があります。
しかし、請求管理だけでなく、計画業務の支援やスケジュール管理などの機能がある請求ソフトを使えば、業務の効率化やスタッフの負担軽減が可能です。

また、請求ソフトはバージョンアップするだけで法改正に対応してくれるので、介護報酬の改訂にも手間がかかりません。
ただし、請求ソフトは製品によって機能の種類・料金・使用感が異なります。
そのため、適切な選び方を理解し、自施設にマッチした製品を選ぶように心がけましょう。

実際にソフトを導入するなら、グループホーム管理システムSPのように、幅広い業務に対応できる製品を選びましょう。

監修:伊谷 俊宜

介護経営コンサルタント

千葉県佐倉市出身。大学卒業後、教育サービス業界に入社したが、障がい者との交流を機 に「高齢や障がいを理由に、不当な差別を受けることのない社会を作りたい」と、介護事業者の門をたたいた。これまで、数々の特別養護老人ホーム、 グループホーム、デイサービスの立ち上げ、運営に参画。現在は、“現場第一主義!”を旗印とし、高齢者住宅、デイサービスを中心に「人気の施 設づくり」を積極的にサポートしている。

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